Maandag 19 juni hebben wij samen met dS+V van Rotterdam een minisymposium over programmamanagement georganiseerd. De discussie spitste zich toe op het volgende dilemma: programmamanagement wordt ingezet om bestaande maar onvoldoende gerichte regie te ordenen tot gerichte regie. Dan kunnen doelen efficiënter en effectiever worden bereikt. Het risico bestaat echter dat meer regie wordt toegevoegd aan reeds bestaande regie. In die situatie schieten wij ons doel voorbij.
Veel deelnemers onderschreven het bestaan van dit dilemma. Mijns inziens kwamen we in grote lijnen tot de volgende conclusie: Je moet beginnen met de inhoud – dat is één van de leukste onderdelen van programmamanagement – en dan moet je proberen informatiestromen en -systemen slim te combineren.
Blijf ons kritisch volgen
"Blijf ons kritisch volgen," aldus de oproep van burgemeester Opstelten van Rotterdam. Hij nam maandagmiddag het vernieuwde boek Programmamanagement Sturen op Samenhang van Gert Wijnen en mijzelf in ontvangst. Hij erkende het belang van programmamanagement voor het nieuwe college dat in Rotterdam in het zadel zit. "Zonder stevig programmamanagement komen we er niet." In de honderd dagen die het gaat kosten om een nieuw programma in elkaar te zetten, gaat Opstelten het boek wel lezen, hoewel het vrij dik is ("Kan dat niet op twee kantjes met drie beslispunten?").
Eerst programma dan de plek
“Juist,” riep de leiding van een organisatie van professionals in een onbewaakt ogenblik. “Wat wij nodig hebben is een reorganisatie waarmee we onze hele structuur volgens vijf programma’s gaan inrichten.” 
De problemen van deze organisatie zijn herkenbaar: individuele professionals die graag zelf bepalen wanneer ze wat doen op welk moment, en een leiding die, zelf afkomstig uit de sector, ook graag inhoudelijk meedoet. Onbeholpen in het leidinggeven aan anderen (dreigen, autoritair bevelen) leidde het tot het verslijten van menig professional als manager.
Dus werken met alleen maar programma’s moet gaan helpen, zo was de gedachte. We werken aan gemeenschappelijke doelen en we kunnen zo zichtbaar maken waar ieders bijdrage aan de doelen terecht komt. Dat geeft ook mogelijkheden om samen te werken en synergie te bereiken.
Afbouw programma vergt nu actie
Het Innovatieprogramma Geluid (IPG) loopt eind 2007 af (Het IPG). Zo langzamerhand gaat zich de vraag voordoen wat te doen met de afbouw van dit programma. Doel van het programma is nieuwe middelen en methoden voor de reductie van geluidsoverlast in te voeren. Maar het is bijna 2007 en de middelen en methoden zijn zeker nog niet volledig ingevoerd. Andere zijn op twee plekken ingevoerd; maar er zijn er nog 400 te gaan. Wat nu?
Project of programma: een woordenspel?
Met medewerkers van een groot stedelijk projectmanagement bureau heb ik vandaag gesproken over programmamanagement. Daarin kwam de aloude vraag aan de orde: project of programma? Dat is toch een woordenspel dat alleen voor professionals interessant is, maar niet voor de organisaties waar we projecten en programma’s managen?
Volgens mij gaat het niet om het woord project of programma, maar om wat je doet voor een opdrachtgever. Probeer je het projectresultaat conform afspraak te realiseren, inspelend op alle veranderingen die optreden in de omgeving tijdens het project? Dan doe je een project, hoe dynamisch, beweeglijk en veranderlijk het ook is.
Verdieping op Curaçao
Een geanimeerd weerzien met een groep ambtenaren van het eiland Curacao (zie mijn eerdere bericht van 13 oktober). Programmamanagement is echt “hot” op de eilanden. Zowel St Maarten als Curacao zijn er erg actief mee bezig. We hebben de verdieping gezocht op de risico’s in het programma, op de communicatie in en rond een programma en op veranderen in kleuren.
Programmamanager zorgt voor een goed einde
Woensdag 7 september een interessante bijeenkomst van de PMI-interestgroup Programmamanagement gehad. Collega Gabor Vis van Heemst besprak met 12 andere geinteresseerden een recent artikel uit Projectie dat hij samen met een collega had geschreven. Het zet de schijnwerpers nu eens op het einde van een programma.
Om verschillende redenen kan een opdrachtgever besluiten het programma te beeindigen: de doelen of benefits zijn voldoende dichterbij gekomen, er zijn andere zaken belangrijker geworden of het in stand houden van de programma organisatie is duurder geworden dan de opbrengsten ervan. Maar het einde mag een goede programmamanager nooit overvallen: vanaf het begin houdt de manager rekening met het afbouwen van het programma.
Programmasturing is in
Programma’s zijn tijdelijk; programmasturing is dat niet
Deze gedachte bekruipt me steeds vaker. Allerlei organisaties, zeker in de overheidssfeer, moeten hun tijdelijke projecten samenhangend aansturen. Omdat de omgeving dat vereist, zijn dat telkens andere vragen en opgaven. Projecten en andere inspanningen/activiteiten vormen de kern van het primaire proces, de ondersteuning kan worden ingehuurd (shared services) en het front office kan worden gecentraliseerd (call centres, wijkbureau, aanspreekpunt, een loket). Voor de vakdiensten blijven dus de activiteiten, waarvan er veel projecten zijn, over. Puur sturen op capaciteit kan niet, terwijl de effectiviteit van dergelijke organisaties de primaire zorg behoort te zijn van de bestuurders en managers.
Programmasturing kan dan een oplossing zijn. De kern daarvan is dat projecten en activiteiten worden geselecteerd en bijgestuurd op de mate waarin deze bijdragen aan de organisatiedoelen.
Niet de taak, maar het doel
Laatst was er weer zo’n bijeenkomst: een grote groep projectleiders was verzameld voor een kick-off. De verandermanager introduceerde het programma. “We gaan de organisatie veranderen en we hebben tien projecten gemaakt. Jullie lezen in de projectinstructies wat er moet gebeuren. Het is de bedoeling dat we aan het eind van de dag goede projectplannen hebben om aan de opdrachtgever te presenteren.” En hij zweeg. Na enige tijd kwamen de vragen: “Wat moeten we doen? Mogen we afwijken van de instructies? Wat verwacht de opdrachtgever eigenlijk? Wat vertellen we de medewerkers? In welk kader spelen de projecten zich af? Waarom doen we de projecten eigenlijk?”
Allemaal terechte vragen, die enerzijds de onzekerheid van een beginnend team aangeven, anderzijds aangeven dat projecten niet in het luchtledige plaatsvinden. Projecten moeten zinvol zijn: doelen geven daartoe de richting van projecten aan. Niet dat de projectleiders de doelen moeten realiseren, maar ze moeten wel hun project op het doel richten: de bijdrage van het project is cruciaal. Kortom, de doelen (gestructureerd in een programma) geven de paraplu voor de projecten. Met een programma kan je de organisatie vertellen waarom een project belangrijk en zinvol is. Dat vergemakkelijkt de verandering waar het allemaal om begonnen is.
Ofwel: focus op het doel, niet op de taak.
Sint Maarten
Eind juni hebben we een training programmamanagement verzorgd voor het Eilandbestuur van Sint Maarten. Hier teken ik (links) het contract voor deze samenwerking met Louis Brown (rechts) en Elso Kraai (staand). Belangrijkste les van deze training: het leren denken in doelen opent de weg naar een groot aantal oplossingen. Het denken vanuit beschikbare middelen (tijd en geld) levert veel te veel beperkingen op.