“Binnen” en “buiten” managers

Bij veel programma’s doemt onherroepelijk de vraag op of alle taken en verantwoordelijkheden wel bij die ene programmamanager neergelegd kunnen worden. In zo’n geval beslissen organisaties soms over te gaan tot de aanstelling van twee programmamanagers. Een interessante variant is dan de “buiten” en “binnen” manager. De “buiten” manager onderhoudt de contacten met alle opdrachtgevende organisaties en andere mogelijke stakeholders, de “binnen” manager zorgt voor het aansturen van het programmabureau, rapportages en overleg met projectleiders.

Integraal kijken naar werk

Over het algemeen ben ik voorstander van het eenduidig regelen van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het grote voordeel van project- en programmamanagement is dat je integraal naar werk kijkt en inhoud en management aan elkaar koppelt. Dus in een programma beslis je om bepaalde doelen na te streven, kies je voor bepaalde activiteiten met bijbehorende middelen. Dat is een integraal geheel, waarvoor één opdrachtgever verantwoordelijk is en één programmamanager die de uitvoering regelt. De gemeente Rotterdam heeft dat voor projecten op deze manier proberen te regelen.

Natuurlijk weet ik dat veel organisaties het onmogelijk vinden op deze manier te werken vanwege allerlei belangen en tradities. Dus hoor je vaak: “Maar dat werkt zo niet bij ons.” “Nee, dat klopt,” roep ik dan terug. “Zeur dan niet over de consequenties daarvan: lange procedures, veel overleg, veel reistijden en vertragingen.”

In dezelfde trant wordt er in een recent programma tussen drie autonome organisaties onderscheid gemaakt in een programmamanager die de buitenkant voor zijn rekening neemt: hij pendelt tussen de drie organisaties heen en weer en zorgt dat ze op één lijn zitten. Hij heeft het daarmee zo druk (ook omdat de organisaties enkele honderden kilometers uit elkaar liggen) dat iemand anders de interne organisatie van het programma voor zijn rekening neemt (de binnenkant).

Veel overleg, telefoon, sms en mail

Binnen- en buiten manager zitten samen bij de opdrachtgever (in dit geval bij de stuurgroep) en hebben samen vaak overleg om met één standpunt naar de stuurgroep te gaan. Zij kunnen elkaar prima vinden, en ook telefoon, sms en mail ondersteunen hun werk. Ook zijn beide programmamanagers heel vaardig in het naar elkaar luisteren, zij hebben voldoende tijd en zij laten zich door hun medewerkers niet tegen elkaar uitspelen. Als zij het niet met elkaar eens zijn, leggen ze dat aan hun stuurgroep voor en deze neemt een beslissing waar beiden zich aan houden. Zo kan het, maar de condities zijn zwaar. De meeste programma’s komen op een gegeven moment onder druk te staan en dan is het de vraag wat er gebeurt. Ik houd u op de hoogte.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.