“Wij sturen onze projecten op Tijd, Geld, Kwaliteit, Informatie en Organisatie. Hoe maak ik de slag naar het besturen van programma’s? Is dat echt anders dan het besturen van projecten?” Vragen die veel organisaties zich stellen.
Voor programma’s staat het dichterbij brengen van doelen centraal. Uit de gegevens zoals je die verzamelt uit de projecten, verkrijg je informatie over de voortgang van de inspanningen, niet noodzakelijkerwijs over de voortgang van de doelen. Ik wil de vijf besturingscriteria, zoals Gert Wijnen en ik die onderscheiden, langslopen.

Tempo: duidelijk gerelateerd aan de Tijd van projecten. Je zou hier in ieder geval kunnen concluderen dat het tempo van de doelen onder druk komt, als er veel vertraging is in de projecten. Het omgekeerde is echter niet het geval: als de projecten op tijd zijn, wil dat nog niet zeggen dat de doelen ook rap dichterbij komen.
Haalbaarheid: om dit te achterhalen voor de doelen heb je weinig aan de rapportages uit de projecten. Voortgangsinformatie zal eerder gebaseerd zijn op extra vragen over de projecten, risicoanalyses, omgevingsanalyses en dergelijke.
Efficiency: ook dit lijkt weer duidelijk gekoppeld aan Geld. De kostenkant van de efficiency kan duidelijk aan dit aspect ontleend worden. Maar er is ook informatie over de opbrengsten nodig. Daar moet je per project (wellicht in de business case?) mee aan de slag. Dan zou dat een kwestie van optellen kunnen zijn. In de praktijk is dit echter bijzonder lastig.
Flexibiliteit: ook hiervan geen rechtstreekse pendant bij projecten. Doch wel in de marges die projectleiders aanhouden in hun project op alle aspecten. Dit vergt voor de programmamanager een verdere vertaal- en interpretatieslag.
Doelgerichtheid: theoretisch koppelt dit aan Kwaliteit. Via de kwaliteitseisen dragen projecten bij aan de doelen van de opdrachtgever. In feite praat je hier weer over de businesscase: welke bijdrage heeft elk project aan de doelen. Als de projectleiders actief zijn in het managen van hun business case, zou je hier veel uit kunnen halen.

Kortom, de programmamanager moet nog het nodige extra doen om de besturing echt op programmaniveau te krijgen. Daarbij moet zij zich wel voortdurend afvragen of zij nog efficiënt bezig is. Maar dat is weer een ander verhaal.