Baten realiseren

Baten management (benefit management) hoort bij programma’s doen zoals een hart bij een goed functionerend lichaam. Zonder baten geen programma. Vanuit die gedachte heeft de IPMA interessegroep programmamanagement de kwartaalbijeenkomst van woensdag 9 maart ingericht. Robert Westering van Logica heeft ruim 20 deelnemers meegenomen in de wereld van benefiit management. Hij maakte daarbij gebruik van literatuur (Daniel en Ward) en een case van Tata Steel. Conclusie van een van de deelnemers: het klopt in theorie als een bus, maar in praktijk als een zwerende vinger.


Meetbaarheid, betrouwbaarheid en herhaalbaarheid

In de theorie gaat het om het vaststellen van doelen en bijbehorende baten. Deze horen concreet gemaakt te worden. Daaraan kleven nogal wat haken en ogen in termen van meetbaarheid, betrouwbaarheid en herhaalbaarheid. Als alle baten zijn voorzien van een eigenaar kan je overgaan tot de organisatie en planning van het batenmanagement. Met de realisatie van baten en het continu verbeteren is de cirkel van baten management rond. Die cirkel heet dan business case management. 

Deze benadering veronderstelt dat er in een programma of organisatie helemaal niets aan baten management gebeurt. Dat is voor programma’s geen feitelijke situatie. Veel van de baten en bijbehorende activiteiten zijn in het programma opgenomen. Het verzilveren van baten is een nadrukkelijk aandachtspunt. Bij projecten gaat het vaak mis. weliswaar stelt de projectmanager een business case op, maar bij het realiseren van die business case is de projectmanager al vertrokken. 

Ordentelijk borgen 

Die situatie ligt anders voor een programmamanager. Deze behoort, zoals veel deelnemers constateerden, eigenlijk pas te vertrekken als het realiseren van baten ordentelijk is geborgd in de staande organisatie. Het dashboard dat de programmamanager heeft gemaakt en geïmplementeerd in zijn programma wordt dan eigendom van bijvoorbeeld de afdeling Planning&Control. Daarmee kan de lijn in de gaten houden of projecten en programma’s daadwerkelijk opleveren wat deze oorspronkelijke beloofden.

Weerstand, gebrek aan tijd en cijferfetisjisme

Belemmering bij de mooie baten theorie zijn vooral culturele factoren. Aan het begin van een programma al baten onderscheiden en je vervolgens als lijnmanager verbinden aan die baten (het inboeken van een besparing van 10 fte bijvoorbeeld) stuit op nogal wat weerstand. Ook lijkt de tijd en aandacht voor het goed operationaliseren van de baten aan het begin van een programma te ontbreken. Tenslotte is er in veel organisaties een afkeer van het cijferfetisjisme dat met een doorgeslagen baten management gepaard lijkt te gaan. “De werkelijkheid laat zich niet vangen in een serie getallen en bijbehorende smileys”, is dan het verweer. In zulke omstandigheden klopt het als een zwerende vinger. Aan de programmamanager de schone taak hier praktisch mee om te gaan. Dan heeft hij wel wat aan de ideeën van baten management, maar hij doet er verstandig aan het bijbehorende meetcircus niet-bureaucratisch op te lossen.

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.