Onlangs had ik een discussie met zo’n 15 programmamanagers over de gewenste afstand tussen programmamanager en opdrachtgever. Verschillende deelnemers constateerden dat zij eigenlijk een soort loopjongen van de opdrachtgever waren. Het komt vaak voor, vooral bij overheden, dat deze in de stuurgroep en in het programmateam zit. Het lijkt mij goed dat de opdrachtgever betrokken is. Maar te weinig afstand baat niet alle voordelen van het hebben van een programmamanager uit. Volgens mij is een “slaafse” programmamanager in veel gevallen niet degeen die op langere termijn voor het programma effectief is.

Meegaan met momentum

Uiteraard moet een programmamanager gevoelig zijn voor de bewegingen die een opdrachtgever maakt. Dus is het verstandig aan het begin van een programma mee te gaan met het momentum van de opdrachtgever die politiek-ambtelijke aandacht heeft gekregen voor een vraagstuk. Soms is het zelfs zo dat de opdrachtgever ook degene is die het “programma” op een regenachtige vrijdagmiddag zelf in elkaar heeft gedraaid. De uitvoering wil hij dan overlaten aan iemand anders, maar toch blijkt het moeilijk te zijn afstand te nemen van je gedachtegoed. 

Tussentijdse review

De programmamanager moet dan toch met zo’n opdrachtgever beide rollen en de relatie daartussen aan de orde te stellen. Bijvoorbeeld suggereerden de deelnemers dat na enige tijd (drie maanden) de programmamanager de ruimte moet nemen om het reilen en zeilen van de programma-organisatie eens door te lichten. Omdat het om een aanzienlijke opgave gaat met forse baten en investeringen, is het gewettigd hiervoor een onafhankelijke persoon of commissie in te schakelen. Deze tussenevaluatie of review kan gebruikt worden om zowel de inhoud van het programma bij te stellen als de organisatie anders in te richten. Feitelijk gebeurt dat ook in veel programma’s. 

Vinkentouw

De programmamanager moet altijd zijn eigen positie in de gaten houden: daar moet hij de moed voor hebben en dat is vaak niet gemakkelijk. Twee van de deelnemers waren in praktijk zover gegaan dat zij de opdracht teruggegeven hadden. Met wisselend succes: voor één opdrachtgever was dat aanleiding om fors in te binden. De andere nam het ontslag in dank aan. Zo’n interventie is echter je laatste redmiddel. Daarvoor heb je als programmamanager al het mogelijke gedaan om in het belang van de opdracht en de opdrachtgevende organisatie de zaak zo helder en onafhankelijk mogelijk in te richten. Maar je moet vanaf het begin op het vinkentouw zitten.