Bij elk programma komt er een moment van afscheid nemen: het programma gaat eindigen. Hoe gaat dat in zijn werk? In een bijdrage van twee jaar geleden constateerde ik dat een programmamanager voor een goed einde zorgt. Deze week zijn we in de PMI-interestgroep Programmamanagement weer in hetzelfde onderwerp gedoken aan de hand van een concreet veranderprogramma bij een bedrijf. Mijn conclusie: voor de afbouw en de afsluiting van een programma heb je een ander soort programmamanager nodig.

Borging resultaten

Wat is er dan anders? In veel programma’s zijn tijdens het uitvoeringsstadium veel projecten en andere activiteiten gerealiseerd. De programma-organisatie is groot, er is veel enthousiasme en er is druk om op een bepaalde datum klaar te zijn. En ook de opdrachtgever wordt ongeduldig: het zien van effecten kan nog jaren duren. Maar het resultaat (bijvoorbeeld een nieuwe structuur) is er redelijk snel (bijvoorbeeld binnen een jaar). Het perspectief van de opdrachtgever verschuift dan langzaam maar zeker van doel (lange termijn) naar resultaat (korte termijn). De programmamanager en zijn organisatie zullen hierin meebewegen en een zwaar resultaatgerichte instelling krijgen. Als dat resultaat (of de verzameling resultaten) er dan is, is er opeens geen druk meer. Vervolgens is geduld nodig om zorgvuldig over te dragen aan de lijn, met een kleinere organisatie die meer ondersteunt dan zelf erg veel realiseert. Dat pleit er voor om de organisatie, inclusief de programmamanager, te wisselen.

Voor die wisseling kan ook nog een ander motief zijn. Tijdens de uitvoering van een organisatie veranderingsprogramma kunnen de programmamanager en zijn team besmet zijn geraakt, en misschien niet meer effectief voor het volgende stadium. Als het een externe programmamanager was, is het einde opdracht. Een interne programmamanager zou door de opdrachtgever in een lijnfunctie geplaatst kunnen worden. Dat heeft ook het voordeel dat deze als “ambassadeur” van de doelen van het programma het bereiken ervan als verantwoordelijk lijnmanager kan voortzetten. Datzelfde zou kunnen gelden voor de andere deelnemers uit de oorspronkelijke programma-organisatie.

Kortom, zorg voor borging van de doelen van het programma door de leden van het programmateam een een lijnfunctie in de veranderde organisatie te geven. Een punt om vast te houden!